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作業効率を上げたい！そんな時どうすればいいの？

2015/10/07

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決められた就業時間内に最大の結果を出すこと。これは企業で働く社会人はもちろん、パートもバイトも、雇用先から求められていることであり、報酬（賃金）をいただく以上は常に意識しなければいけません。ましてや自分に課せられた仕事を時間内に終えられないのは問題。

ではどうすれば時間内に仕事を終わらせ、かつ効果的に進めること、結果を出すことができるのでしょうか。ここでは、そのための取り組み方を紹介します。

仕事の前に今日の目標を設定する

仕事をより効果的に、かつ時間内に終わらせるために大切なことの一つ目は目標設定です。目標とは、その日に自分が「何をどこまでしなければならないのか」また「どこまでするべきなのか」。「今日はこの仕事をここまでやる」と仕事の前に具体的な目標を設定してください。しかし、自分のキャパ以上の目標設定はもちろんNG。冷静に自分を判断し、多からず少なからず、何より確実にできる範囲での設定が必要です。

また、仕事が複数ある場合には、一つ一つの仕事に対して時間目標を設定するのも良いでしょう。細かく時間で区切ることでより効率的に仕事ができるはずです。目標設定は物事の進み具合を正確に把握しやすくなるため、次回以降の仕事の効率化にも繋がります。

優先順位をつける

効率よく仕事を進めるために、その日の仕事に対して優先順位をつけることも大切です。優先順位をつける場合には、ひとまず暫定的に見当づけをして、どのような結果になるか想像してみるとより効果的です。AよりB、BよりAと、それぞれを優先した場合のメリットとデメリットをしっかりと想定しておくことで、より確実な優先順位を決めることができます。

頭で考えることが難しい人は、紙に書き出していくのも手です。また仕事が複数にわたる場合もしかり。可視化すれば、パニックになることもなく、比較的短時間で優先順位を決めることができるでしょう。

基本的には「今日中に終わらせなければならないこと」が最優先です。期限に余裕がある仕事は後回し。急を要するもの、時間が決まっているものを優先順位の上位に持ってきましょう。順位が決まれば、後はその順位に従って仕事を進めて行けば効率よく時間内に仕事を終わらせることに繋がります。

ひとつの作業に集中する

一見すると効率の良いように見えるマルチタスク。しかし、「○○しながら、○○しながら、○○する」ということは、仕事を切り替えるたびに頭の中のスイッチを切り替える必要があり、不測の事態が発生すると最もパニックに陥りやすい仕事の進め方なのです。また、全てが中途半端になってしまい、意外にも効率化という面において結果が出てこないことも多いです。

実は、最大の効率化の方法は「目の前のひとつの作業に集中する」こと。どんなにたくさんの仕事を抱えていても、一人ができることは限られています。やることは一つに絞り込み、その時間は他を全て忘れる。集中して作業を行えば、スピードがあがり、自分が思っているよりも短時間でこなすことができるはずです。

その際、上記でもお伝えした通り、時間目標の設定もしておけば、より集中できる環境を自分で作りだすことができるでしょう。一つを終わらせてから次へ進むようにしてください。

同僚にも協力してもらう

どれだけ仕事ができる人でも、一人でできることは限られています。まして決められた時間内で仕事を終わらせるには、「一人で」となるとなかなか難しい場合もあるでしょう。そこで大切なのは「できない」、「間に合わない」ことを素直に認め、かつ正直に話し、同僚にも協力してもらうことです。そのためには普段からのコミュニケーションと関係性が重要になります。そして自らも普段から同僚への協力を惜しまない事です。また、協力をお願いする際には、具体的にどこまでお願いするかを明確にする必要があります。相手が困るような適当な協力依頼はNG。相手が協力しやすいよう配慮が必要です。

休息時間はしっかり休む

実は仕事ができる人ほど無理をしません。疲れたらしっかりと休憩し、疲れをとり、またリフレッシュして仕事に取り組みます。体力仕事では体を、また事務職であれば頭をしっかりと休めることが大切なのです。

そこでおすすめなのは昼寝。ある文献では昼の10分の睡眠は夜の1時間の睡眠に匹敵するとまで言われています。疲れはやる気に悪影響を与えます。やる気が出なければ、ダラダラと仕事に取組み、結果、時間内に仕事を終わらせることが困難になることもあります。職場が定めている休息時間は、あくまでも「頭と体を休めて、次の仕事でも最大限に力を発揮してください」というもの。仕事を効率的に進めるために「休息」時はしっかりと休みましょう。

最後に

仕事の優先順位をつける、ひとつの作業に集中するなど、実はできているつもりでも意外にできていなかったものもあるのではないでしょうか？今までの自分を振り返りつつ、ぜひ実践してみてください。